Как да синхронизирате имейл категориите на Outlook.com с Outlook 2013

Много от нас, които използват Outlook.com също обичат да се възползват от синхронизирането с Outlook 2013 (известен още като Outlook desktop) за достъп до нашия имейл чрез това приложение на Office.

За съжаление, тази синхронизация има някои ограничения и слабости. Това, което съм забелязал най-много в моя опит, е, че по подразбиране имейл категориите, които се показват в Outlook.com не са синхронизирани (категориите на Outlook са еквивалентни на етикети в Gmail). Въпреки това, като направих някои проучвания, намерих решение, което позволява да, виждаме в Outlook 2013 категории, присвоени на всеки имейлТази публикация обяснява как да го внедрите стъпка по стъпка.

Как работят категориите на Outlook

Първо мисля, че е добре да обясним какви са особеностите на Outlook, които ни водят до този проблем, но в същото време да оставим вратата отворена за решението (въпреки че ако искате, може да превъртите и да преминете направо към стъпките за решение).

"

Когато започнахме да използваме Outlook.com (уеб поща), открихме, че това вече има поредица от категории и филтри по подразбиране , които работят, без да се налага да конфигурираме нищо. Сред тези категории по подразбиране намираме следното:"

• Социални актуализации: Групови имейли от Twitter. Facebook, LinkedIn и други подобни
• Бюлетини: се присвоява на рекламни или информационни бюлетини от компании
• Групи: се присвоява на всички имейли от списъци за разпространение като Google Групи)
• Документи или снимки: се присвояват според прикачените файлове, съдържащи се в имейлите
• Актуализации за доставка: Имейли за проследяване на доставката на групови продукти

Имейлите се присвояват на тези и други категории с помощта на филтри, които идват по подразбиране, които не можем да редактираме или дори да знаем какви са правилата. Въпреки това можем да създадем нови филтри, които присвояват имейли към тези категории. Например, ако открием, че категорията Социални актуализации пропуска имейли от Pinterest, е възможно ново правило, така че такива имейли да бъдат присвоени на тази категория.

Възможно е също да създадете нови категории, за които можете да създадете съответните им филтри и правила, а също така е възможно да маркирайте ръчно имейли, за да им присвоите категория, родна или създадена от потребителя.

"

Веднъж тук, ако осъществим достъп до Outlook.com през Outlook 2013 и сме създали някои потребителски категории>това наистина показва последната (и само последната), но в ограничен начин . Категориите в Outlook 2013 имат цветове и ви позволяват да извършвате действия за търсене, но тези категории, синхронизирани на пръв поглед, не го правят. Показва се само безцветен блок с името на категорията."

"

Какво би се случило, ако в Outlook 2013 създадем категория с абсолютно същото име и ѝ присвоим цвят? Отговорът е, че работи за нашите цели. Чрез създаване на еквивалентна категория всички имейли на Outlook.com с етикет с това име ще се показват в Outlook 2013 със своята двойна категория>"

Проблемът, който остава да решим сега, е какво да направим, така че родните категории също да бъдат синхронизирани. Ето как да се справите с това и да постигнете пълна синхронизация.

"Първа стъпка: Конвертирайте всички собствени категории на Outlook в потребителски категории"

"

Както беше обяснено по-горе, информацията от ръчно създадените категории вече е налична в десктоп Outlook, но не и от естествените тагове, които Microsoft включва по подразбиране в своята уеб поща. За да разрешим това, трябва да преобразуваме тези категории в потребителски категории"

Можем да постигнем това, като създадем филтър/правило със следната структура:

"

За да създадем правилото, трябва да щракнете върху бутона за опции в горния десен ъгъл, да изберете Управление на правилата>"

"

Това трябва да се повтори за всички нативни категории, които искаме да се показват в Outlook 2013. И в идеалния случай категорията на user> "

"

След като това бъде направено, вероятно ще искаме да скрием оригиналните родни категории, така че списъкът с етикети да не е разпръснат с дубликати. Можем да направим това от панела Управление на категориите>"

Правейки това, ние се освобождаваме от необходимостта да виждаме дублирани категории и в същото време можем да работим само с категории, които могат да бъдат синхронизирани с работния плот. Но имаме нужда от още една стъпка, за да завършим трика.

Втора стъпка: Създайте в Outlook 2013 еквивалентна категория за всяка категория на Outlook.com

Сега трябва само да създадем еквивалентите в Outlook 2013. За да направим това, трябва да отидем в прозореца Категории (раздел Начало > Категоризирай > Всички категории) и създайте нов категории, които имат точно същото име като Outlook.com етикетите, които искаме да синхронизираме. Ако има разлика от 1 знак, Outlook няма да съвпадне между етикета, идващ от сървъра, и този, който току-що създадохме, така че трябва да се притеснявате за съвпадението на имената.

След това присвояваме цвят на всеки от тях и ако искаме, клавишна комбинация и това е! , всички имейли на Outlook.com, които се синхронизират от сега нататък, ще включват съответната им категория или цветен етикет. Най-доброто от всичко е, че това е истинска синхронизация, така че когато присвоявате етикет на имейл от работния плот, тази промяна ще бъде отразена на сървъра ( докато локалният и имената на категорията на сървъра съвпадат).

Бонус: бързо търсене от категории

За да извлечем още повече от категориите, можем да ги закотвим към лентата за бърз достъп (списъкът с бутони, който е над лентата) филтър за бързо търсене според категорията.

"

За да направите това, първо трябва да активирате режима за търсене>" "

Разбира се, по подразбиране търсенето в Outlook ни дава резултати от всички пощенски папки, когато стартираме търсенето от записа на входящата кутия, и това поведението също засяга филтъра за категория, който току-що закрепихме.Ако искаме да променим това, за да получаваме резултати само от текущата папка, трябва да отидем на Файл (син бутон) > Опции > Търсене и там да изберете Включване на резултати само от текущата папка. Ако в бъдеще искаме да направим търсене, което включва всички папки, няма проблем, защото в панела за търсене има опция за промяна на тази опция за конкретни случаи (без промяна на опцията по подразбиране)."