Как да умножите производителността с Outlook с 13 прости практики

Благодарение на интерфейса на Windows 8 metro можем да се насладим на различни безплатни приложения, които ще ни помогнат в ежедневието ни. Днес ще ви кажем как да умножите производителността с Outlook благодарение на 13 прости практики.

Да имаме добър имейл мениджър, чрез който имаме достъп до цялата информация, свързана с нашия имейл, социални мрежи и контакти, е нещо основно и необходимо днес. Благодарение на интерфейса на метрото и неговото приложение Outlook, можем бързо да увеличим продуктивността си

Търсене на контакти и добавяне към нашия панел

Благодарение на това приложение с модерния интерфейс на Metro, можем да търсим контакти лесно и просто, като по този начин се наслаждаваме на предимствата на наличието на нашия синхронизиран календар, без значение на кой компютър сме.

За да направим това, ще отидем в „Контакти“, намиращ се вляво, щракнете върху „Преглед“ и ще се отвори интерфейсът „Контакти“.

Веднъж вътре, можем да щракнем върху един или няколко контакта, като имаме възможността да ги добавим чрез бутона за добавяне, разположен в долната дясна част на нашия екран.

Маркиране на контактите като любими

След като сме избрали различни контакти, можем да изберем контактите, които използваме най-често в нашите имейли, за да можем достъп до тях от левия панел по по-бърз и по-селективен начин.

Тъй като сме свикнали да се занимаваме с много имейли на ден, възможността да маркираме контакти като любими, ще улесни работата ни, спестявайки ни загубено време в опити да търсим тези контакти в главния списък.

"

За да направим това, когато показваме списъка с контакти, щракваме върху символа звезда за по-бърз достъп до тези контакти ."

Конфигуриране на различни имейли

Благодарение на приложението за електронна поща на Windows 8, можем да имаме няколко конфигурирани имейл акаунта. По този начин можем да изпращаме и получаваме имейли от едно и също приложение, без да се налага да влизаме в различните уебсайтове на всеки имейл доставчик.

За да направим това, изпълняваме следните стъпки:

1. След като сме в приложението за електронна поща, поставете мишката от дясната страна на екрана и щракнете върху Настройки

   

2. Щракваме върху Акаунти

   

3. И сега кликваме с лявата мишка върху Добавяне на акаунт. От тук ще изберем типа акаунт, който искаме да добавим, и ще следваме инструкциите, които ще се появят на екрана, докато процесът приключи.

   

С тези прости стъпки ще конфигурираме всичките си имейл акаунти в нашето Windows 8 Outlook приложение.

Изпращане на автоматични отговори

Благодарение на приложението Outlook за Windows 8 ще имаме възможността да генерираме автоматични отговори,като по този начин ще можем да отговаряме автоматично на различни имейли, които получаваме. Така че няма да има извинения за неотговаряне на имейли.

За да направим това, ще щракнем върху “Inbox” и ще отидем в долната част със свитъка, докато прочетем съобщение “ За да получите съобщения, по-стари от месец, отидете на настройки”

От този прозорец можем да създадем автоматичен отговор и да го активираме или деактивираме.

Синхронизиране на контакти, календар и поща

Друга опция, която можем да изпълним, е да синхронизираме различни акаунти, които имаме в други социални мрежи или доставчици на имейл и да ги интегрираме в нашият Outlook.За да направим това, ще отидем на екрана за конфигурация, както в предишния случай.

От тук можем да синхронизираме нашия календар, нашите контакти от приложението за контакти и различните имейли.

Използване на специален подпис в пощата

Винаги обичаме да подчертаваме имейлите си с атрактивен подпис, в който посочваме определена информация, обща за всички имейли, които искаме да съставим и изпратете до различните ни контакти.

За да направим това, от екрана configuration можем да отидем до конкретната област, където можем да променим този електронен подпис. В него можем да включим лична информация като трите си имена, информация за заетостта, нашето обучение, нашите връзки към блогове и социални мрежи или каквото пожелаем.

Конфигуриране на различни опции за поща

В допълнение към всичко, благодарение на гъвкавостта на новото приложение Outlook Mail за Windows 8 под интерфейса на метрото, можем да конфигурираме различни опции в нашите имейл акаунти, като например как да изброяваме съобщенията в групи, как да показваме разговорите и дори да променяме стила и цвета по подразбиране на шрифта, с който пишем имейлите. За да направим това, трябва да изпълним следните стъпки:

1. За да започнем, отиваме в областта за конфигурация, както посочихме в предишните точки.

   

2. След като влезете, щракнете върху Опции

   

3. И на първо място можем да изберем дали искаме да виждаме имейл съобщенията поотделно или групирани като разговор.

   

4. Друга опция, която можем да активираме, е да показваме елементите, изпратени в тези разговори. ° С

   

5. Можем също да конфигурираме дали искаме да бъде маркирано като прочетено или не, когато избираме съобщение.

   

6. И накрая, можем да изберем шрифта на нашия текст, както и размера и цвета.

   

Маркиране на имейли като спам

Друга опция, която имаме в приложението Windows 8 Outlook е да можем да маркираме имейли като спам. По този начин приложението ще запомни тези податели като спам и повече няма да виждаме имейли от въпросния акаунт във входящата си кутия.Стъпките, които трябва да следвате, са следните:

1. Щракваме с левия бутон на мишката точно преди имейл и след това избираме имейлите, които искаме да преместим в папката за спам
2. Второ, ще щракнем върху Спам и ще видим как имейлите ще бъдат преместени в тази папка

Ако случайно сме преместили съобщение в спам папка, трябва да направим следното:

1. Щракнете с левия бутон на мишката върху Folders и след това върху Spam
2. Веднъж вътре, кликваме върху пространството преди имейл и след това активираме полето до имейлите, които искаме.
3. Накрая щракваме върху Това е нежелана поща и по този начин тези имейли ще бъдат обратно във входящата ни кутия

Организиране в папки

Ако в нашия акаунт в Outlook или друг вид поща имаме поредица от папки, тук те също ще изглеждат синхронизирани, възможност за достъп до различните организирани имейли. Когато работим с имейли ежедневно, способността да ги организираме в папки несъмнено ни помага да бъдем много по-продуктивни в работата си.

Благодарение на тази функция, намирането на имейл, когато имаме голям брой имейли в нашата област, ще бъде лесно, докато като Нека запазим малко ред.

Бързо филтриране на имейли от конкретен контакт

Ако трябва да видим имейлите, които сме изпратили до конкретен контакт или които сме получили от него, ще бъде лесно , благодарение на това фантастично приложение, което ни предлага Windows 8.За да направите това, щракнете върху „контакти“ в лявата част и изберете името на контакта, който искаме.

Прикачване на звуци от рекордера към имейл

Ако съставим нов имейл, ще имаме възможност да прикачим произволен тип файл, като щракнем върху иконата на клип, разположена в горната дясна област. От това меню ще имаме различни опции за прикачване, една от тях ни позволява да отворим „sound recorder” на Windows 8. По този начин изпращането на всяка речта ще бъде нещо бързо и лесно.

Прикачване на файлове в домашна група

По същия начин, по който можем да добавяме звуци от звукозаписа в имейл, можем също така да прикачваме файлове намерени в нашия компютър , в нашия onedrive акаунт или дори в същата домашна група в нашата Wi-Fi мрежа.

Вижте информацията за нашите контакти в социалните мрежи

Благодарение на опциите, които нашето приложение Outlook има в интерфейса на Windows 8 Metro, имаме възможност за достъп до информацията на контактите ни в различни социални мрежи налични във вашия профил.

За да направим това, първо ще кликнем върху името на подателя на един от имейлите, които сме получили.

"

След това ще щракнем върху бутона Повече подробности>"

Добре дошли в Windows 8